Consultoría independiente de Facility Management.
Diagnóstico, modelo operativo y pliegos técnicos. Sin comisiones de proveedores.
La consultoría independiente de Facility Management consiste en diseñar el modelo operativo de servicios generales de una organización (facility services y workplace) —alcance, proveedores, KPI, gobernanza y coste— sin vender después esos servicios. El consultor independiente no factura la operación, así que no tiene incentivo en inflar el alcance ni en proteger a un proveedor. El entregable típico son tres piezas: diagnóstico, modelo operativo objetivo y pliego técnico.
Para quién
Para empresas que necesitan resolver su modelo de Facility Management y no tienen equipo, tiempo o experiencia para hacerlo internamente.
- No tienes un departamento de FM, o el que tienes está desbordado con el día a día.
- Tienes que tomar una decisión de fondo, como externalizar, consolidar o cambiar de modelo, y quieres a alguien que la lleve de principio a fin.
- Prefieres un único interlocutor que responda del resultado a coordinar varios asesores.
¿En qué situación estás?
Casi todos los encargos que llegan entran en uno de estos tres escenarios. Identificar el tuyo cambia por completo el orden del trabajo.
1. Estructurar el FM desde cero
La empresa ha crecido y los servicios se han ido contratando por separado, sin criterio común: limpieza por un lado, mantenimiento por otro, seguridad heredada de un edificio antiguo. Nadie sabe cuánto cuesta el conjunto ni quién responde de qué. Aquí el trabajo empieza por el inventario y el mapa de gasto real, no por el modelo.
2. Transformar un modelo que no funciona
Hay contrato y hay proveedor, pero el servicio no cumple, el reporting no sirve para decidir y las reuniones mensuales se han convertido en un ejercicio de justificación. El problema casi nunca es el proveedor: es un contrato mal construido que hace imposible exigir. Aquí se empieza por leer el contrato y medir la distancia entre lo que dice y lo que pasa.
3. Preparar una salida a mercado
El contrato vence en seis o doce meses y hay que decidir si se renueva, se saca a concurso o se cambia de modelo. Es el momento de máximo poder de negociación del cliente, y el que más se desaprovecha. Aquí el calendario manda: la asesoría en licitaciones cubre esta parte con más detalle.
Qué incluye el trabajo
Tres bloques encadenados. Se pueden contratar por separado, pero el segundo sin el primero es un modelo teórico y el tercero sin el segundo es un pliego copiado.
- Diagnóstico. Inventario de activos y sites, gasto real por servicio, análisis del contrato vigente, entrevistas con las áreas que consumen el servicio y con quien lo paga. Entregable: informe de hallazgos con el impacto cuantificado.
- Modelo operativo objetivo. Alcance por servicio, qué se retiene dentro y qué se externaliza, estructura de proveedores, organigrama de gobernanza, cuadro de KPI e indicadores económicos. Entregable: modelo documentado y aprobado por las áreas implicadas.
- Pliego técnico y económico. Prescripciones técnicas, niveles de servicio con su fórmula de medición, régimen de penalizaciones, estructura de precios y matriz de valoración de ofertas. Entregable: pliego listo para salir a mercado.
Cuando el diagnóstico apunta a integrar servicios en un único proveedor, el modelo objetivo es un IFM. Cuándo conviene, cuándo no y cómo se lleva del piloto a toda la red lo explico en Modelo IFM: cuándo conviene y cómo se escala.
Qué cambia cuando tu asesor no factura servicios
Casi todas las grandes empresas de facility services tienen división de consultoría. Es una oferta legítima y a veces muy buena. La diferencia está en los incentivos: quien después opera el contrato mira el diseño desde un sitio distinto a quien solo factura el diseño.
| Consultoría de un proveedor de servicios | Consultoría independiente | |
|---|---|---|
| Quién factura después | La misma empresa opera el servicio | Nadie: el trabajo termina en el entregable |
| Incentivo sobre el alcance | Ampliarlo | Ajustarlo a lo que hace falta |
| Régimen de penalizaciones | Se diseña pensando también en quien lo cumplirá | Se diseña para que sea exigible |
| Benchmark de precios | Referencia propia | Mercado abierto |
| Qué pasa si el modelo recomienda no externalizar | Reduce su propio negocio potencial | Es una recomendación más |
No es una crítica moral: es una cuestión de incentivos. Si el modelo que te propongan reduce el alcance y el precio, hazles caso. Si siempre lo amplía, pregunta por qué.
Casos
- Distribución nacional. Diseño del modelo FM y pliego técnico y económico para un contrato IFM de ~1,5 M€/año en más de 220 puntos de servicio.
- Retail. Modelo IFM de 2,5 M€ escalado de un piloto de 3 centros a 85 centros en tres países.
- Aseguradora. Marco de governance y KPI para un contrato IFM de ~2,5 M€/año ya adjudicado.
Ver los casos con más detalle.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura un proyecto de consultoría de FM?
Un diagnóstico completo suele llevar entre cuatro y seis semanas. El modelo operativo, otras cuatro. Un pliego técnico, entre tres y seis semanas según el número de servicios. Un proyecto de los tres bloques encadenados se mueve habitualmente entre tres y cinco meses, condicionado por la disponibilidad de la información y de las personas a entrevistar.
¿Cuánto cuesta?
Precio fijo por hito, nunca por hora. El importe depende del número de sites, de servicios en alcance y de si hay que reconstruir información de base o ya existe. Después de una primera conversación de 30 minutos se puede dar un rango con bastante precisión.
¿Trabajas con empresas pequeñas o solo con grandes cuentas?
El criterio no es el tamaño de la empresa, es el tamaño del contrato. A partir de unos 300.000 € anuales de gasto en servicios, el trabajo se paga solo con el ahorro o con la mejora de servicio. Por debajo de esa cifra suele ser más razonable un encargo puntual —revisar un pliego, preparar un comité— que un proyecto completo.
¿Hace falta cambiar de proveedor?
En bastantes casos, no. Cuando el diagnóstico muestra que el proveedor cumple pero el contrato no permite exigir ni medir, lo eficiente es rehacer el marco contractual y de gobernanza con el proveedor actual. Cambiar de proveedor tiene un coste de transición alto y solo compensa cuando el problema es de capacidad o de actitud, no de diseño.
¿Qué necesitas de nosotros para empezar?
El contrato vigente y sus anexos, la facturación de los últimos 12-24 meses por servicio, el inventario de sites y superficies, el reporting que recibís hoy y acceso a entre cinco y diez personas para entrevistas de 45 minutos. Con eso hay suficiente para el diagnóstico.
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