Asesoría en licitaciones y tenders de Facility Management.

Para quién

Para quien tiene que licitar servicios de facilities y quiere que el contrato se decida por criterios claros, no por la oferta más baja ni por inercia.

• Tu contrato vence y no quieres renovar sin comparar con el mercado.
• Vas a externalizar por primera vez, o a agrupar varios servicios en un contrato integrado.
• Recibes ofertas que no se pueden comparar entre sí y necesitas un pliego que las ordene.
• Quieres saber qué hay detrás de cada precio antes de firmar.

Cuándo se pide ayuda (y cuándo ya es tarde)

El calendario ideal empieza entre seis y nueve meses antes del vencimiento del contrato. Con ese margen se puede diagnosticar, decidir el modelo, escribir el pliego, dar plazo real a los licitadores y preparar la transición.

• Nueve meses antes: margen completo. Se puede replantear el modelo, no solo repetir el contrato anterior con otro nombre.
• Cuatro meses antes: todavía se llega, pero el modelo se da por bueno y el trabajo se concentra en el pliego y la evaluación.
• Dos meses antes: aquí ya solo caben dos salidas razonables: prorrogar el contrato vigente el tiempo necesario para hacerlo bien, o sacar un pliego apresurado y pagarlo durante los cuatro años siguientes. La prórroga casi siempre sale más barata.
• Pliego ya publicado: se puede revisar la evaluación de ofertas y preparar la negociación, pero el margen de maniobra es el que dejó el documento.

Qué hago

1. Preselección de proveedores. Mapa de quién puede prestar realmente ese servicio en esa geografía, con ese volumen y con esa exigencia. Invitar a diez empresas de las que seis no van a presentarse es ruido.
2. Pliego técnico. Alcance por servicio, niveles de servicio con su método de medición, régimen de penalizaciones, obligaciones de reporting, requisitos de transición y de salida.
3. Pliego económico. Estructura de precios, unidades de medida, tratamiento de los trabajos fuera de alcance, revisión de precios y modelo de facturación. Es la parte que más caro se paga cuando se descuida.
4. Matriz de evaluación. Criterios, pesos y fórmulas. Que la ponderación técnica sea de verdad técnica y no una casilla que todos aprueban.
5. Negociación y adjudicación. Análisis comparativo de ofertas, preguntas duras a cada licitador, cuadro de riesgos y recomendación argumentada.
6. Movilización. El plan de los primeros 90 días, que es donde se pierde el valor de un buen concurso.

La transición: los primeros 90 días

Un contrato bien adjudicado y mal movilizado rinde peor que uno mediocre bien movilizado. Si el pliego no fija el plan de movilización y sus penalizaciones, nadie responde de esos 90 días: lo explico en transición y movilización.

Los errores que más caros salen en un pliego de FM

Error	Qué provoca	Cómo se evita
Copiar el alcance del contrato anterior	Se perpetúan servicios que ya no se usan y faltan los que sí	Inventario y consumo real antes de escribir el alcance
KPI sin fórmula de cálculo	Se discute el resultado cada mes y no se penaliza nunca	Cada KPI con fuente del dato, fórmula, umbral y consecuencia económica
Precio por unidad indefinida (m², site, hora)	Ofertas incomparables entre sí	Definir la unidad y publicar el dato de partida para todos
Sin cláusula de salida ni de reversibilidad	Cautividad: el siguiente concurso nace condicionado	Obligaciones de entrega de datos, activos e histórico al finalizar
Penalizaciones sin tope ni gradación	Se firman y no se aplican nunca	Escala progresiva, tope contractual y automatismo de aplicación
Plazo de oferta de dos semanas	Solo puede responder quien ya está dentro	Cuatro a seis semanas, con visitas y ronda de preguntas

Público y privado: qué cambia (y qué no)

En el sector público manda la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público: publicidad, plazos, criterios automáticos frente a criterios sujetos a juicio de valor, mesa de contratación, umbrales y recursos. En el privado no hay ninguna de esas obligaciones, y precisamente por eso conviene imitar buena parte de su disciplina: criterios escritos antes de abrir las ofertas, trazabilidad de la decisión y un plazo de respuesta razonable.

Lo que no cambia en ninguno de los dos: si el pliego técnico no describe el nivel de servicio que quieres, no lo vas a recibir.

Caso

Contrato IFM de ~1,5 M€/año en más de 220 puntos de servicio para una empresa de distribución nacional: diseño del modelo, pliego técnico y económico y soporte durante toda la licitación. Leer el caso.

Preguntas frecuentes