Transición y movilización.

Para quién

Para empresas que cambian de proveedor o de modelo y no pueden permitirse que el servicio se resienta.

• Vas a cambiar de proveedor, internalizar o externalizar servicios.
• Hay personal subrogable, varias sedes o plazos ajustados de por medio.
• Ya has vivido una transición que salió mal y no quieres repetirla.
• Necesitas que el nuevo contrato arranque con el servicio estable desde el primer día, sin una curva de aprendizaje a tu cargo.

Cuándo se pide

• Antes de adjudicar. Cuando el pliego todavía puede fijar el plan de movilización, las obligaciones de salida del proveedor actual y las penalizaciones por retrasos. Es el momento más barato para resolverlo.
• Al adjudicar. Cuando hay fecha de arranque y hace falta un plan de 90 días con hitos, responsables y un único calendario para cliente, proveedor entrante y proveedor saliente.
• Cuando la movilización ya va mal. Falta información, el personal no está donde debería, los KPI no se pueden medir o los usuarios notan el cambio. Se empieza por un diagnóstico rápido y un plan de recuperación con hitos semanales.

Qué incluye

1. Plan de 90 días. Hitos, responsables y criterios de cierre de cada fase, desde el día cero hasta la estabilización.
2. Salida del proveedor saliente y traspaso de información. Qué tiene que entregar, en qué formato y en qué plazo: inventario, históricos de mantenimiento, datos del GMAO, contratos de segundo nivel y pendientes abiertos.
3. Subrogación de personal. Relación de personal afectado, condiciones y calendario, coordinada entre proveedor saliente, entrante y cliente.
4. Inventario y documentación técnica. Activos, instalaciones sujetas a mantenimiento reglamentario, planos y certificados, validados sobre el terreno y no solo en el papel.
5. Estabilización de KPI. Línea base de cada indicador, primera medición y periodo de carencia acordado antes de aplicar penalizaciones.
6. Comunicación a usuarios. Qué cambia para quien usa el edificio, cómo se piden los servicios desde el primer día y a quién se acude si algo falla.

Por qué alguien que ha movilizado contratos desde dentro

Tras haber vivido +16 años en el lado del proveedor, sé cómo se construye una oferta, dónde está el margen y dónde se rompe una movilización. Hoy pongo ese conocimiento al servicio de quien lo necesite para poner en marcha un contrato de forma exitosa.

Un nuevo adjudicatario ve (y exige) lo que el cliente sólo detecta cuando las tensiones del arranque ya son evidentes: qué información falta el primer día, qué personal llega sin la documentación en regla y qué compromisos de la oferta no tienen equipo detrás. Saberlo de antemano permite exigirlo antes de que sea un problema.

Caso

Distribución nacional, más de 220 puntos de servicio. La compañía pasó de gestionar decenas de proveedores a un único contrato IFM de unos 1,5 M€ anuales. La movilización se planificó a 90 días con hitos contractuales, para que el valor del concurso no se perdiera en la transición, y el cuadro de indicadores estuvo operativo desde el primer mes. Ver el caso completo.

Sobre esto he escrito

• Asesoría en licitaciones y tenders: cómo dejar la movilización atada en el pliego.
• Governance de contratos: lo que empieza en la movilización y dura todo el contrato.
• Cómo diseñar los KPI de un contrato de FM.

Preguntas frecuentes