El pliego técnico de un contrato de Facility Management define qué se compra y cómo se va a medir. Necesita nueve piezas: datos de partida, alcance por servicio, niveles de servicio con su fórmula, régimen de penalizaciones, obligaciones de reporting, plan de transición, requisitos de sistemas y datos, condiciones de salida y criterios de adjudicación. Si falta cualquiera de ellas, las ofertas no serán comparables entre sí.
¿Qué datos hay que dar a los licitadores antes de nada?
Esta es la sección que más ofertas infladas evita y la que más se descuida. Si cada licitador tiene que estimar el volumen de trabajo, todos estiman distinto y comparar sus precios deja de significar nada.
- Inventario de sites con superficie, uso, horario de apertura y criticidad.
- Inventario de activos principales, con antigüedad y estado si se conoce.
- Histórico de incidencias de los últimos 12-24 meses, aunque sea imperfecto.
- Consumos y volúmenes reales: metros de limpieza, número de intervenciones, horas presenciales.
- Relación de personal subrogable con categoría, antigüedad y convenio aplicable.
- Lo que no funciona hoy. Publicarlo no es debilidad: es lo que permite que las ofertas propongan soluciones en vez de repetir el contrato anterior.
Sobre la subrogación conviene ser exacto: en la mayoría de servicios de FM en España la obligación viene del convenio colectivo sectorial aplicable, no del pliego. La responsabilidad del cliente es facilitar información laboral completa y actualizada. Si esa información es incorrecta, el sobrecoste se acaba reclamando, y con razón.
¿Cómo se define el alcance sin dejar agujeros?
Servicio por servicio, y para cada uno tres cosas: qué incluye, qué no incluye y quién paga lo que queda fuera. La tercera es la que evita las discusiones del año siguiente.
Los cuatro puntos donde casi siempre hay grietas:
- La frontera entre correctivo y mejora. Sustituir una luminaria averiada frente a cambiar la luminaria a led. Sin un criterio escrito —por importe, por naturaleza o por ambos—, todo tiende a acabar pagándolo el cliente.
- Los suministros y consumibles. Quién los compra, a qué precio y con qué margen.
- La gestión de terceros. Ascensores, extinción, instalaciones en garantía: si el proveedor los coordina, hay que decir si responde de ellos o solo los llama.
- Las obras menores. Definir el umbral en euros a partir del cual dejan de ser fuera de alcance y pasan a ser proyecto aparte.
¿Cómo se escriben los niveles de servicio para que sean exigibles?
Cada nivel de servicio necesita la misma anatomía que un indicador: fuente del dato, fórmula, umbral objetivo, umbral de penalización, responsable y exclusiones. El detalle está en la guía de cómo diseñar los KPI de un contrato de FM.
El error más común en pliegos españoles es redactar el nivel de servicio en prosa: «se garantizará una respuesta rápida ante incidencias críticas». Eso no se puede medir, no se puede penalizar y, en un concurso público, tampoco se puede valorar sin arbitrariedad. La versión exigible dice qué es una incidencia crítica, en cuánto tiempo se responde, desde qué momento cuenta el reloj y qué pasa si no se cumple.
¿Cómo se estructura el precio para que las ofertas sean comparables?
| Decisión | Opción habitual | Qué mirar |
|---|---|---|
| Unidad de medida | Precio por site y mes, o por m² y mes | Publicar el dato de partida para todos: si cada uno calcula su superficie, no hay comparación posible |
| Estructura | Fijo mensual + bolsa para correctivo + precios unitarios | Que la bolsa tenga liquidación: lo no consumido se devuelve o se acumula, pero se dice |
| Fuera de alcance | Cuadro de precios unitarios cerrado | Pedirlo en la oferta y valorarlo; es donde se recupera lo que se cede en el precio fijo |
| Revisión de precios | Índice y porcentaje de repercusión | Limitar la revisión a la parte de mano de obra, no al total del contrato |
| Fee de gestión | Explícito y separado | Si está escondido dentro de los precios, no se puede negociar en la renovación |
¿Qué hay que exigir sobre los sistemas y los datos?
Es la parte más nueva de un pliego de FM y la que más cautividad evita a cuatro años vista. Tres exigencias bastan: que el cliente tenga acceso de lectura al GMAO durante toda la vida del contrato; que los datos —activos, histórico de intervenciones, consumos— sean propiedad del cliente y exportables en formato explotable; y que la entrega de esa información al finalizar el contrato sea una obligación con plazo, no un favor.
¿Y los criterios de adjudicación?
En un contrato de servicios con exigencia operativa, un reparto razonable ronda el 50-60 % técnico y el 40-50 % económico. Pero el reparto importa menos que esto: si la parte técnica se valora con criterios tan genéricos que todos los licitadores sacan prácticamente la misma nota, el peso real del precio es del 100 %.
En el sector público hay que distinguir además entre criterios evaluables mediante fórmula y criterios sujetos a juicio de valor, con las reglas de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público sobre su ponderación y el orden de apertura de sobres. En el privado nada de eso es obligatorio, y precisamente por eso conviene imitar su disciplina: criterios escritos antes de abrir las ofertas y decisión trazable.
Qué hacer el lunes por la mañana
Coge el pliego que estés preparando y busca una sola cosa: cuántos de tus niveles de servicio tienen fórmula de cálculo escrita. Si la respuesta es ninguno o casi ninguno, ese pliego todavía no está listo para salir, por muy avanzado que parezca.
Los errores más caros de un pliego de FM, uno a uno, están en la página de asesoría en licitaciones. Y si ya lo tienes escrito, mándamelo: en 48 horas te digo qué tres cosas cambiaría.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un pliego de prescripciones técnicas en Facility Management?
Es el documento que define qué servicios se contratan, con qué alcance, con qué nivel de calidad exigible y cómo se va a medir ese nivel. Es distinto del pliego administrativo o de cláusulas particulares, que regula el procedimiento, los plazos, la solvencia y las condiciones contractuales.
¿Cuánto plazo hay que dar a los licitadores?
Entre cuatro y seis semanas para un contrato integrado, incluyendo visitas a instalaciones y una ronda de preguntas y respuestas común para todos. Un plazo de dos semanas favorece mecánicamente al proveedor que ya está dentro, que es el único que conoce el alcance real.
¿A cuántas empresas conviene invitar?
Entre cuatro y seis, y no más de ocho. Por debajo de cuatro no hay tensión competitiva real; por encima de ocho los licitadores serios dedican menos esfuerzo a la oferta porque saben que su probabilidad es baja, y la calidad media de lo que se recibe baja.
¿Qué diferencia a un pliego público de uno privado?
El público está sujeto a la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público: publicidad, plazos mínimos, tipos de criterios, mesa de contratación y régimen de recursos. El privado no tiene ninguna de esas obligaciones. Lo que no cambia es la parte técnica: si el pliego no describe el nivel de servicio que quieres, no lo vas a recibir.
Hugo Gómez Crespo
Consultor independiente de Facility Management. 16 años dentro de los grandes proveedores de IFM; hoy, al servicio de quien contrata. Miembro de IFMA España desde 2014. Trayectoria completa · LinkedIn.